休日や深夜に上司から「明日確認しておいて」と業務メールが届き、気が休まらないという人は少なくない。このような場合は、指示に従って対応すべきなのだろうか。また、この対応時間は労働時間に当たるのだろうか。
時間外に届く業務メールの違法性や残業代発生の基準、トラブルを防ぐ会社の運用ルールについて、社会保険労務士法人こころ社労士事務所の香川昌彦さんに聞いた。
ー時間外に届いた業務メールの確認や返信は「労働時間」になりますか？
指示を受けて返信したり、業務対応を行った場合は労働時間に該当し、残業代の支払い対象となります。メールを受信しただけであれば直ちに労働時間とはみなされませんが、メールの内容を確認して返信する、資料を閲覧・準備するなど、業務上の具体的なアクションを行った場合は指揮命令下の労働と判断されます。
会社や上司が時間外の対応を明示または黙示に求めていた場合、それが短時間であっても労働時間としてカウントされます。
ー「返信不要・明日確認して」というメールも問題になりますか？
「返信不要」と記載されていても、実質的に時間外の対応を強いるものであれば法的リスクが生じます。例えば「明日朝一番の会議資料を確認しておいて」など、翌営業日の始業直後に必要な準備や対応を暗に求める内容の場合、実態として時間外労働を命じたとみなされ、労働時間に該当する可能性があります。
また、休日や深夜にメールが届くこと自体が労働者に精神的圧力を与え、気が休まらない原因となるため、不必要な時間外送信自体を避けるべきです。
ー休日のメール送信が「パワハラ」に該当するのはどんなケースですか？
返信を強要したり、不要な連絡を執拗に繰り返して心理的圧力をかけるケースです。「返信不要」としながら反応を迫る、社会通念上相当な理由もないのに休日に何本もメールを送りつけるといった行為は、業務上必要かつ相当な範囲を超えた精神的攻撃（パワハラ）と認定され得ます。
ただし、災害や突発的な事故など緊急事態への対応で連絡が必要な場合は例外となります。合理的な理由なく休日に心理的威圧を与える送信行為がパワハラのリスクを高めます。
ー時間外メールによるトラブルを防ぐため、会社が策定すべき運用ルールとは？
「時間外連絡のガイドライン」を作成し、送信予約機能を徹底することが有効です。業務時間外は緊急事態を除き原則として連絡しないこと、深夜や休日にメールを作成する場合は「翌営業日の始業時間に合わせて送信日時指定（予約送信）を行うこと」をルール化します。
これにより送信側の「忘れないうちに送りたい」という都合と、受信側の「時間外に通知を受けたくない」という権利を両立でき、無用なトラブルや未払い残業代リスクを未然に防ぐことができます。
◆香川昌彦（かがわ・まさひこ） 社会保険労務士／こころ社労士事務所代表
大阪府茨木市から労使の共存共栄を目指す職場づくりを支援。人材育成・定着のための就業規則整備や評価制度構築、障害者雇用、同一労働同一賃金への対応といった実務支援は、常に現場の視点に立つ。ネットニュース監修や講演にて情報発信を行う一方で、SNSでは「#ラーメン社労士」としても活動し、親しみやすい人柄で信頼を得ている。
